Documentolog — это веб-ориентированная система автоматизации работы с документами. Documentolog поддерживает весь комплекс функций, присущих традиционным системам электронного документооборота (создание, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, управление доступом к документам, ведение классификаторов и справочников, совместная работа).

Между тем, Documentolog содержит набор инструментов, который позволяет создавать произвольные типы документов, не ограничиваясь присущими традиционному делопроизводству (например, входящими, исходящими или организационно-распорядительными), определять возможные функции этих документов и описывать их маршруты движения на протяжении всего жизненного цикла. Создание новых и изменение существующих типов документов осуществляется полностью в графическом режиме без программирования и может выполняться бизнес-пользователями самостоятельно.

Назначение и возможности

• Автоматизация работы с документами и документно-ориентированных бизнес-процессов
• Полная автоматизация традиционного делопроизводства и канцелярии
• Единое хранилище всех документов компании
• Удобные и развитые средства поиска
• Контрольные функция за исполнением поручений, решений, утвержденных регламентов по временным параметрам жизненного цикла любого документа
• Коллективная работа с документами
• Интеграция с внешними системами

Преимущества

1. Низкая цена и совокупная стоимость владения, обусловленные базированием системы на основе бесплатных технологий с открытым кодом (например, используется бесплатная и обладающая хорошей репутацией СУБД PostgreSQL), отсутствием скрытой стоимости, использованием тонких клиентов и пр.

2. Documentolog является полностью конфигурируемым программным решением. Это означает, что его можно быстро настроить посредством графического интерфейса без программирования под конкретные нужды бизнеса.

3. Одной из характеристик традиционных систем электронного документооборота является количество поддерживаемых типов документов (входящих, исходящих, приказов, договоров и пр.). Documentolog позволяет администратору за 30–60 минут в графическом режиме создать любой тип документа с соответствующим поведением, предлагая качественно иной подход к автоматизации работы с документами.

4. Простота в использовании и лёгкость обучения пользователей работе в новой системе. Документы могут выглядеть так же, как они выглядят в бумажном виде. А пользовательский интерфейс содержит только те кнопки (действия), которые могут понадобиться пользователю для работы с заданным типом документа в любой конкретный момент его жизненного цикла.

5. Удобство в эксплуатации. Обслуживать Documentolog не сложнее, чем корпоративный веб-сайт.

6. Веб-ориентация системы влечет за собой такие преимущества, как

• возможность работы с привычным браузером (работа в системе становится еще проще);
• система доступна из любой точки, где есть доступ в Интернет (уже сегодня, по данным Yankee Group, почти 50% занятых на предприятиях проводят 20 и более процентов времени рабочего времени в удалении от своих рабочих мест; Documentolog позволяет мобильным сотрудникам всегда иметь доступ к необходимой корпоративной информации);
• система обладает высокой масштабируемостью (базируясь на надежных и распространенных технологиях, Documentolog в состоянии обеспечить адекватную поддержку растущему бизнесу).

7. Возможность полной автоматизации делопроизводства и работы канцелярии:

• однократная регистрация документа;
• возможность параллельной работы над документом;
• возможность определения состояния документа в каждый момент его жизненного цикла и назначения ответственного за исполнение документа;
• возможность отнесения документов к делам;
• дополнительные возможности, заключающиеся в, например, возможности полностью автоматической регистрации документов и пр.

Перечисленные преимущества позволяют получить отдачу от вложенных в приобретение и внедрение системы средств в виде повышения эффективности бизнеса и снижения издержек в максимально сжатые сроки.

Эффект от внедрения системы Documentolog

В результате использования системы можно добиться следующих результатов:

1. Повышения операционной эффективности за счет увеличения качества автоматизированных бизнес-процессов и быстрой адаптации процессов к изменяющимся внешним условиям и, как следствие, повышения удовлетворенности клиентов.

2. Повышения управляемости и прозрачности бизнес-процессов.

3. Значительного снижения рисков, возникающих при росте бизнеса.

4. Достижения конкурентного преимущества по сравнению с компаниями, работающими «по старинке».

5. Сокращения расходов, в том числе непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников на:

• поиск документов;
• согласование документов;
• утверждение документов;
• передачу документов;
• ознакомление с документами.

Кроме того, благодаря максимально упрощенному интерфейсу системы Documentolog и развитым средствам автоматизации маршрутов движения документов, сотрудники могут выполнять свою основную работу, а не изучать правила документооборота в компании и регламенты бизнес-процессов.

6. Повышения мобильности сотрудников, потому что каждый сотрудник компании, в каком бы месте с доступом к сети Интернет ни находился, всегда может получить необходимый для работы документ и создать новый, который будет тут же отправлен коллегам на рассмотрение.

7. Повышения лояльности сотрудников и повышения их квалификации за счет использования передовых методов управления бизнесом.

8. Сохранения и последующего использования знаний компании, которые при отсутствии надлежащего документирования и последующего управления документами будут неизбежно утеряны.

Стоимость лицензий

Технические условия

Documentolog может работать под различными операционными системами. Рекомендуемой операционной системой является Linux. Для работы необходим веб-сервер Apache с поддержкой PHP (версии не ниже 5.2). В качестве системы управления базой данных выступает PostgreSQL (версия от 8.1).

Помимо рекомендуемой операционной системы, Documentolog может работать на базе любой альтернативной, которую поддерживает вышеперечисленное системное программное обеспечение.

При количестве рабочих мест до 50 в качестве сервера может выступать простая рабочая станция с современным многоядерным процессором и памятью не менее 4 ГГб.

На рабочих местах могут использоваться любые операционные системы, поддерживающие работу с одним из нижеперечисленных браузеров:

• Mozilla Firefox (версии 3 и выше),
• Microsoft Internet Explorer (версии 7 и выше).

Особых требований к клиентским компьютерам не предъявляется (процессор не хуже Intel Pentium 4, память не менее 512 Мб).

Приобретение

Компания «МАРАТ» является официальным дилером компании Newinttech и представляет СЭД Documentolog в Караганде и области. Также мы предлагаем услуги по установке и внедрению СЭД на вашем предприятии.